H&S Group — Portal de Gestión

Al entrar al Portal con tu cuenta de Google, tu nombre y rol aparecen arriba a la derecha del encabezado. Si tu cuenta no está autorizada todavía, verás una pantalla de bloqueo — avísale a un Administrador para que te agregue desde el botón 👤 Usuarios. Hay 3 niveles:

• Administrador: ve y edita todo — incluye Roles/organigrama, Usuarios y el Log de auditoría.
• Líder de proyecto: crea y edita Centros de Costos, aprueba solicitudes de compra y de Centro de Costos, registra facturas, ajusta fechas del Gantt.
• Colaborador: trabaja sus tareas del día a día, ve todo el resto (proyectos, facturas, BSC), pero no puede borrar registros ni tocar lo financiero ni el organigrama.

Ningún dato queda "a nombre de nadie": todo lo que guardas — una nota, una tarea, una factura — se registra automáticamente con tu cuenta, no hay que escribir tu nombre a mano.

El botón 📜 Política del encabezado (visible en cualquier pestaña) reúne 5 documentos cortos: Misión, Visión, Propósito, Seguridad y Salud Ocupacional, y Sostenibilidad. Cualquier persona autorizada puede abrirlo y leerlo. Solo un Administrador ve el botón "✏️ Editar" para corregir los textos — al guardar, queda registrado quién y cuándo hizo el último cambio, debajo de cada texto.

Los textos de Seguridad y Salud Ocupacional y de Sostenibilidad parten como un borrador inicial (marcado "Borrador inicial — a revisar") pensado para una empresa en crecimiento con poco personal — son directrices simples, no un sistema de gestión certificado. Un Administrador debe revisarlos, ajustarlos a la realidad de H&S Group y actualizarlos desde el mismo botón "✏️ Editar" en cuanto haya oportunidad.

Acá vive cada Centro de Costos: cotización, OC, cliente, responsable, avance, notas de reunión. Al entrar verás un dashboard con KPIs y un ranking por cliente — haz clic en cualquier indicador para ver el detalle filtrado, sin tener que buscar a mano.

¿Uso uno que ya existe, o creo uno nuevo? En "Centro de costos" escribe el código o el nombre del cliente y elige "Cargar" para completar uno que ya existe (los marcados "incompleto" son los que más necesitan datos), o llena el formulario de cero para uno nuevo. Si no tienes idea de cuál código corresponde a tu situación, usa el botón 🧭 ¿No sabes cuál usar? que aparece junto a casi todos los campos de Centro de Costos del Portal — ahí buscas por cliente/descripción, o dejas una solicitud para que el líder de proyecto te confirme cuál usar.

Al crear un Centro de Costos nuevo, el Portal le arma solo su carpeta en Drive (con subcarpetas para Oferta, Contratos, Desarrollo, Entregables y Finanzas). Si ves "📁 Carpeta" en rojo en un proyecto antiguo, es porque se migró desde el Excel viejo sin carpeta asociada — un Administrador puede generarlas todas de una vez desde el editor de Apps Script (función crearCarpetasFaltantes()).

En el detalle de cada proyecto tienes accesos directos: 📅 Gantt (carta Gantt de sus tareas), Cotización / OC (si el documento ya está cargado en Documentos), 💵 Facturas (registro real de facturación — puede haber más de una por proyecto) y 📁 Carpeta (abre Drive directo). Si cambias el "Responsable" de un proyecto, esa persona recibe un aviso por correo y en la campanita 🔔 automáticamente.

Tres formas de ver lo mismo — cambia con los botones 🗂 Kanban / 📋 Lista / 📅 Gantt, según lo que necesites en el momento:

• Kanban: arrastra las tarjetas entre columnas (Por hacer → En progreso → En revisión → Hecha).
• Lista: estilo Google Tasks, con checklist de subtareas y estrella ⭐ para destacar.
• Gantt: línea de tiempo del proyecto — anclada a la Fecha OC (o Fecha aprox. si aún no hay OC).

Ojo: no se pueden crear tareas en un Centro de Costos que todavía no tenga OC confirmada — es a propósito, para no comprometer horas en algo que el cliente aún no ha encargado formalmente.

Al crear o reasignar una tarea, la persona asignada recibe un aviso por correo (si tiene email registrado en "Recursos" o en "Roles y Responsabilidades") y siempre queda una notificación en la campanita 🔔 — al pincharla, te lleva directo a esa tarea, marcada como leída.

Acá se controla cada documento que H&S Group emite (planos, ofertas, informes) con su número de revisión, quién lo hizo y cuándo. Tiene 3 pestañas:

• Documento: registra uno nuevo — el código se arma solo a partir del Centro de Costos y la categoría (botón "Generar código sugerido"). Puedes cargar el archivo de inmediato o dejarlo pendiente para más tarde. Para un documento que ya existe, agrega una "Nueva revisión" en vez de crear uno duplicado.
• Carga masiva: para cuando tienes 10 archivos sueltos y no quieres registrarlos uno por uno — elige varios archivos y el Portal crea un documento por cada uno (Revisión A).
• Recibidos del cliente: para lo que te llega DEL cliente (planos de referencia, especificaciones) — se guarda tal cual en una subcarpeta separada, sin quedar como documento controlado, porque no es algo que H&S Group emite.

Los 4 indicadores de arriba (Documentos totales, En revisión, Sin revisión inicial, Centros de costos con documentos) son clicables — filtran la tabla de abajo automáticamente.

Transmittal (botón arriba a la derecha): arma un envío formal de documentos a un cliente — eliges el proyecto, buscas los archivos del Drive del proyecto, indicas el motivo del envío y queda un registro con fecha, quién lo envió y a quién.

El proceso de compra tiene dos etapas, cada una en su propia sub-pestaña dentro del módulo Compras: "🛒 Solicitar compra" y "🧾 Registro de compra".

Etapa 1 — Solicitar autorización (ANTES de comprar). Elige el Centro de Costos, describe (o pega una tabla) lo que necesitas, y adjunta una foto o cotización si la tienes. Si corresponde, indica un "Gestor de compra" distinto de ti (la persona que va a ejecutar la compra) — si lo dejas vacío, se asume que tú mismo la vas a comprar. El campo "Responsable de autorizar" se completa solo con el líder de proyecto de ese Centro de Costos. La solicitud queda "pendiente" hasta que ese líder le dé su V°B° — puedes dejar tu correo para que te avisen apenas se resuelva.

Sin OC vigente. Si el Centro de Costos no tiene Orden de Compra vigente, un Administrador o Líder de proyecto puede continuar marcando una casilla de autorización bajo su responsabilidad. Un Colaborador, en cambio, no puede continuar — en su lugar ve un botón "🔔 Avisar a Administrador/Líder de proyecto": escribe una breve justificación de por qué necesita la compra en ese Centro de Costos (el Portal ya le indica quién es el líder que recibirá el aviso) y, al enviarlo, ese líder recibe una notificación en la plataforma y un email — sin que se cree ninguna solicitud todavía.

Etapa 2 — Seguimiento y registro de la compra real (DESPUÉS de comprar). En la sub-pestaña "🧾 Registro de compra", busca el Centro de Costos (con el botón 🧭 si no lo recuerdas) para ver el historial completo: todas las solicitudes (con gestor, responsable de autorizar, fechas y estado) y todas las compras ya registradas (proveedor, monto, comprobante). El botón "+ Registrar compra realizada" es donde el gestor de compra carga proveedor, N° de factura/boleta, monto y el comprobante — esa compra queda "Pendiente V°B°" hasta que el líder de proyecto la valide, y solo entonces se suma al "Costo real" del proyecto. Esto también se puede hacer desde el chip 🧾 Compras del detalle de cada Centro de Costos en Proyectos — es el mismo registro, dos caminos para llegar a él.

Semáforo de compra. Junto al chip 🧾 Compras de cada proyecto (en Proyectos) hay un punto de color: verde si no hay nada pendiente, amarillo si hay algo recién pendiente, y rojo si lleva varios días esperando V°B°. El KPI "🚦 Compras en alerta" del dashboard de Proyectos abre el listado completo, ordenado por urgencia.

Cotizar con proveedores (RFQ). Desde el paso "Enviar RFQ" arma un correo de cotización: elige uno o varios proveedores (con filtro por rubro), y el Portal redacta el asunto y el cuerpo del correo automáticamente con tu firma. El cuerpo queda bloqueado para editar por defecto — así evitas romper el formato — pero si necesitas ajustar algo, el botón "✎ Editar" lo desbloquea. Al recibir las respuestas, en "Comparar y adjudicar" eliges un solo proveedor por ítem (no por cotización completa) y el Portal resalta el más barato como referencia. Con la adjudicación hecha, el paso "OC y pagos" genera la Orden de Compra formal.

📦 Catálogos (botón en el encabezado del módulo Compras). Acá se administra la base de materiales típicos (con familia, unidad y parámetros de referencia) y la base de proveedores (con rubro, contacto y estado) que alimentan los desplegables de "Enviar RFQ" y del ítem-builder de Etapa 1. Cualquiera con acceso a Compras puede agregar un material o proveedor nuevo desde el formulario "+ Agregar" (se abre haciendo clic en su título); Administrador y Líder de proyecto además pueden editar o eliminar registros existentes. Un proveedor en estado "Inactivo" no desaparece del historial, pero deja de aparecer como opción en los desplegables de compra nuevos.

Pestaña propia para el Encargado de Logística — pedido de Carlos, 1-sep-2026, porque antes esta cola de trabajo solo vivía escondida dentro de un modal anidado en el dashboard de Proyectos y no era fácil de encontrar. Administrador y Líder de proyecto también pueden usar esta pestaña (por ejemplo, en compras chicas sin un Encargado de Logística dedicado); Colaborador no participa de esta parte.

Seguimiento del retiro (pedido de Carlos, 1-sep-2026: "saber si están trabajando en las tareas asignadas"). Cada compra aprobada pasa por 3 estados, visibles como badge de color: Pendiente de retiro (gris — nadie la ha tomado todavía) → En gestión (azul — alguien ya está trabajando en retirarla; se autoasigna con "🙋 Asignarme" o escribiendo un nombre en "Asignado a") → Retirado — pendiente de entrega (ámbar — ya se retiró del proveedor/bodega, falta la entrega final) → Entregado (al registrar la entrega, con quién recibió y el destino: personal de proyecto/mantención o cliente final). Arriba de la lista hay 5 indicadores (Pendiente de retiro / En gestión / Retirado / Entregados este mes / En alerta) y un resumen de carga de trabajo por persona asignada — para responder de un vistazo "¿quién está atrasado y en qué está trabajando cada uno?". El filtro permite ver solo un estado, o solo lo asignado a uno mismo.

Flujograma completo (por rol). El diagrama de abajo es el flujo real de compra/logística de principio a fin, con columnas por quién hace cada paso — Área Operativa, Logística/Almacén, Administración, Gerencia, Proveedor y Contabilidad —, no solo la parte que se gestiona en esta pestaña.

Un proyecto puede facturarse más de una vez (por avance, por hitos) — por eso las facturas son un registro propio, no un solo campo Sí/No. Se abren desde el chip 💵 Facturas en el detalle del proyecto: ahí ves todas las facturas de ese Centro de Costos y puedes agregar una nueva con su N°, fecha, monto y estado (Emitida / Pagada / Vencida / Anulada). Si el chip aparece en rojo con ⚠, es solo porque ese proyecto todavía no tiene ninguna factura registrada — igual te lleva al mismo formulario para cargar la primera.

Pedido de Carlos, 1-sep-2026: "un módulo de contabilidad... poder visualizar el flujo de manera simple y poder gestionar información desde ahí". Visible solo para Administrador y el rol nuevo Asistente Administrativo (a diferencia de Líder de proyecto, que solo ve el detalle financiero de su propio proyecto, este módulo consolida TODOS los proyectos).

Es un flujo de caja simple, de caja (no un plan de cuentas contable ni reemplaza la contabilidad formal de la empresa): junta en un solo lugar lo que ya existía disperso — las Facturas (Cobrado/Por cobrar/Vencido) y los Pagos a Proveedores de cada proyecto (Compras) — y agrega lo único que faltaba: un registro de Gastos Generales, para los egresos que no están ligados a ningún Centro de Costos (arriendo, sueldos, servicios básicos, etc.). Los 6 indicadores de arriba (Cobrado, Por cobrar, Vencido, Pagado a proveedores, Gastos generales, Flujo neto) y el gráfico de barras de los últimos 6 meses se recalculan solos según el rango de fechas que filtres.

Cuentas por cobrar y Pagos a proveedores son de solo lectura acá — cada fila lleva de vuelta al proyecto donde se registró originalmente (Proyectos → chip 💵 Facturas / 🧾 Compras), para no duplicar el lugar donde se edita un dato. Gastos generales sí se gestiona directo desde esta pestaña: registrar, editar y eliminar, con categoría (datalist editable — cualquier categoría nueva que escribas queda disponible para el próximo registro, sin tocar código) y comprobante opcional.

Datos de ejemplo. El botón "➕ Cargar datos de ejemplo" agrega ~13 gastos generales ficticios (marcados "[DEMO]" en la descripción, repartidos en los últimos 5 meses) solo para ver el módulo con el gráfico y los KPIs poblados — "🗑️ Borrar datos de ejemplo" los quita sin dejar rastro. No se tocan Facturas ni Pagos a Proveedores: esos siguen siendo siempre datos reales de proyectos.

Un tablero de 4 cuadrantes (comercial, proyectos, financiero, organización) pensado para revisarlo en la reunión mensual, no día a día. Cada tarjeta es clicable y muestra el detalle de qué proyectos componen ese número — útil para no discutir "a ojo" en las reuniones de negocio.

Dos formas de ver la misma información — cambia con los botones del encabezado:

• 🌳 Árbol funcional: arrastra un cargo sobre otro para cambiarle el jefe directo (queda guardado altiro), y haz doble clic para abrir su ficha completa y corregir cargo, área/equipo, responsabilidades o email. El botón "+ Agregar cargo" crea uno nuevo, que después puedes ubicar arrastrándolo donde corresponda.
• 🔀 Matricial: cruza la estructura funcional (Área / Equipo) con los proyectos activos (Centros de Costos con OC en ejecución), para hacer uso de recursos cruzados entre proyectos. Tiene dos formas de verla:
  • 📊 Diagrama (la que abre por defecto): cajas conectadas con líneas punteadas — área arriba, líder de proyecto al lado, proyecto en el cruce. Clic en una caja azul o naranja resalta su columna o fila; clic en un proyecto (verde) despliega su detalle abajo, con quién tiene tareas asignadas ahí y un acceso directo a su ficha en Proyectos.
  • 📋 Tabla: la misma información en formato de grilla — útil cuando un proyecto tiene gente de varias áreas (el diagrama solo muestra el área con más tareas asignadas, "área principal"; la tabla muestra el detalle completo por persona). ★ marca al líder de cada proyecto; el número es tareas abiertas/total de esa persona ahí.
  Ambas se exportan a Excel con el botón "📥 Exportar a Excel".

El "Área / Equipo" de cada persona se corrige desde "✎ Corregir" en la vista de árbol — varias personas todavía no lo tienen asignado (columna nueva), así que aparecen agrupadas en "Sin área asignada" (tabla) o hacen que sus proyectos caigan en "Sin área determinada" (diagrama) hasta que se complete. Solo Administrador puede editar — el resto del equipo lo ve, pero no lo modifica.

Visible para Administrador y Líder de proyecto. Selecciona una persona arriba (la lista sale de 🧑‍💼 Roles — si falta alguien, agrégalo ahí primero) y completa lo que corresponda en cada sub-pestaña:

• 🪪 Ficha de personal: los mismos campos de la Ficha de Ingreso en papel de H&S Group (antecedentes personales, contrato, renta líquida y haberes, AFP/Isapre-Fonasa, cargas familiares, horario, contacto de emergencia y un link a la carpeta de Drive con cédula/certificados AFP e Isapre). Dato "confidencial" según esa misma ficha — trátese con la misma reserva. "Guardar ficha" crea o actualiza — no hay que buscar si ya existía. El saldo de vacaciones (arriba a la derecha) se calcula solo: 15 días legales menos los días de vacaciones ya aprobadas este año.
• 📄 Vencimientos: contrato, exámenes preocupacionales, licencias, certificaciones — con semáforo automático (🟢 Vigente / 🟠 Por vencer dentro de 30 días / 🔴 Vencido) según la fecha de vencimiento que cargues.
• 📊 Evaluación de desempeño: registro simple por periodo (Destacado / Cumple lo esperado / Bajo lo esperado) con fortalezas, áreas de mejora y compromisos — no es un sistema de evaluación 360°.
• 🏖️ Vacaciones y capacitación: vacaciones, licencias médicas, permisos y capacitaciones en un mismo registro (con un campo "Tipo"). Queda en "Solicitado" hasta que alguien lo Aprueba/Rechaza (o lo marca Completado si ya se tomó/realizó).

Los 4 KPI de arriba (documentos vencidos, por vencer, evaluaciones atrasadas, personas sin ficha) dan una foto rápida de qué falta completar sin tener que revisar persona por persona.

Visible para Administrador y Líder de proyecto (mismo criterio que Recursos Humanos — no se creó un rol nuevo dedicado). Cada registro puede vincularse a un Centro de Costos (para saber en qué obra ocurrió) y, según el tipo, a una o más personas. Los campos de Centro de Costos y de persona son de texto libre con sugerencias (no desplegables cerrados), porque "Realizada por" o "Responsable" a veces es alguien externo (ej. un relator o un fiscalizador de la mutual) que no está en 🧑‍💼 Roles.

• 🚑 Incidentes y accidentes: fecha, tipo (accidente con/sin tiempo perdido, incidente/casi accidente, enfermedad profesional), personas involucradas, descripción, causa raíz y acción correctiva con responsable y fecha de compromiso. Queda "Abierto" hasta que se marca "Cerrado" desde la lista.
• 🔍 Inspecciones de seguridad: por tipo (EPP, orden y aseo, condiciones de obra, trabajo en altura, eléctrica, otro). Si hay hallazgos queda "Pendiente" hasta corregir; si el campo de hallazgos se deja vacío, queda "Corregido" de inmediato.
• 🥽 Control de EPP: qué elemento se entregó, a quién, cantidad, fecha de entrega y de vencimiento/renovación si corresponde (ej. arnés).
• 📋 Permisos y capacitaciones de seguridad: permisos de trabajo (altura, espacios confinados, bloqueo y etiquetado), charlas de inducción y capacitaciones DS-40/RIOHS, con el mismo semáforo de vencimiento (🟢 Vigente / 🟠 Por vencer / 🔴 Vencido) que usa RRHH — puede quedar sin persona si es un registro general (ej. una charla grupal).

Los 4 KPI de arriba (incidentes abiertos, días sin accidentes, inspecciones pendientes, permisos vencidos/por vencer) son el resumen que conviene revisar en la reunión semanal de proyectos.

Es el servicio de mantención eléctrica/instrumentación/control que H&S Group ya presta a clientes (hoy en papel/Excel, con los formatos SGM-OSM-101, SGM-OTM-102 y variantes por especialidad). Visible para Administrador, Líder de proyecto y Colaborador — a diferencia de RRHH y Prevención de Riesgos, se abrió a Colaborador a propósito para que el técnico en terreno registre su propia Orden de Trabajo sin depender de que alguien más lo haga por él.

• 📁 Órdenes de Servicio (OSM): el contenedor superior — normalmente una por Centro de Costos o contrato de mantención (ej. "mantención eléctrica e instrumentación de planta, contrato anual"). N° autogenerado (OSM-2026-001, etc.). Queda "Activa" hasta que se marca "Cerrada".
• 🛠️ Órdenes de Trabajo (OT): el registro de cada intervención — tipo de equipo (tableros eléctricos, motores, instrumentación, control/PLC-SCADA, otro), clasificación Preventivo o Correctivo, equipo/sistema intervenido (texto libre), descripción, ejecutor, fechas, horas y materiales/repuestos usados. N° autogenerado (OT-2026-0001, etc.). Se puede asociar a una OSM (opcional, escribiendo su número) pero el dato obligatorio es el Centro de Costos. Estado: Abierta → En ejecución → Cerrada.
• ⚙️ Equipos y activos: catálogo simple de referencia (nombre, tipo, ubicación) por Centro de Costos — no está enlazado por ficha a la OT (para no bloquear el registro en terreno si el equipo todavía no está cargado), es solo para tener un listado ordenado de qué hay en cada instalación.
• 📊 Informe de Gestión (IGM): genera un Excel con el detalle de las OT de un Centro de Costos en un periodo (ej. la quincena), más un resumen por Clasificación y por Tipo de equipo — mismo espíritu que el informe que hoy se arma a mano para el cliente. Queda guardado en Drive, en "Informes de Gestión de Mantención (exportados)".

Los 4 KPI de arriba (OSM activas, OT abiertas, OT en ejecución, horas de los últimos 30 días) dan una foto rápida de la carga de trabajo de mantención sin tener que abrir cada Centro de Costos.

Desde el botón 👤 Usuarios del encabezado, un Administrador agrega la cuenta de Google de cada persona nueva (con el email exacto con el que va a entrar), le asigna un rol, y puede activar/desactivar accesos sin borrar el historial de esa persona. Todo cambio sensible del Portal (crear/editar Centro de Costos, aprobar compras, editar roles) queda registrado en el "Log de auditoría", con quién, cuándo y qué hizo.

No puedo entrar, me sale una pantalla de bloqueo. Tu cuenta todavía no está en la lista de usuarios autorizados — pide a un Administrador que te agregue desde 👤 Usuarios, con el email exacto de tu cuenta Google.

Me asignaron una tarea/Centro de Costos y no me llegó correo. Revisa primero la campanita 🔔 — si la notificación está ahí pero no te llegó el correo, es porque tu email todavía no está registrado en "Recursos" o en "Roles y Responsabilidades" — pide que te lo completen ahí.

No encuentro qué Centro de Costos usar para algo. Busca el botón 🧭 ¿No sabes cuál usar? — está junto a casi todos los campos de Centro de Costos del Portal.

Guardé algo y no veo el cambio reflejado. Usa el botón "↻ Recargar" o "Actualizar" de cada módulo — los datos vienen en vivo desde Google Sheets, así que a veces hace falta refrescar para ver lo que acaba de guardar otra persona.

¿Puedo borrar algo por error? Las acciones destructivas (eliminar tarea, eliminar cargo, eliminar factura) están limitadas a Administrador y Líder de proyecto — un Colaborador no puede borrar nada, solo editar lo suyo.